FAXで届いた請求書をデータで受け取ったときの保存｜電子取引の扱いと消える前の保存

データで受け取ったFAXは「電子取引」になることがある

国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」では、請求書や領収書をメールのPDFやクラウドサービスで受け取る方法と並べて、「ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用」して受け取る方法も、「電子取引」に該当すると考えられる、としています。

電子取引で受け取った取引の情報（請求書などに書かれる日付、取引先、金額など）のデータは、決められた方法で保存する必要があります。そのデータが決められた方法で保存されていれば、印刷した紙を保存する必要はない、とされています。

出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】Ⅰ 通則」問３（2026年10月時点で掲載）

インターネットFAXも、届いたFAXをPDFなどのデータで受け取る点では同じです。紙のFAXを受け取って紙のまま保存するのとは、扱いが変わる可能性があることを知っておきます。

保存するときに気をつけること

同じ問の回答では、FAX機能を持つ複合機などで受け取ったデータについて、次の点に気をつけるよう書かれています。

• 書き換えられないようにする：受け取った側でデータを直したり消したりできるのが一般的なので、タイムスタンプを付けるか、事務処理規程を作ってそれに沿って管理する
• 探せるようにする：保存したデータは、検索できる状態にしておく
• 決められた期間、取っておく：それぞれの税法で決められた保存期間が終わるまで保存する

検索の要件など細かい条件は、売上の規模などによって変わる部分があります。国税庁のホームページに、電子取引データの保存方法をまとめた案内やチェックシートがあるので、自分の会社に当てはめて確かめてください。

サービスのデータは自動で消えることがある

インターネットFAXのサービスは、受け取ったFAXを管理画面でずっと見られるとは限りません。秒速FAX Plusの例です。

項目	内容
保存されるデータ	最大100件、受信から60日まで。どちらかを超えると自動で削除
自動で削除する設定	できる。削除されたデータは戻せない
解約したとき	受信履歴など、サービスのすべての情報が削除される
届いたことの知らせ	PDFにしたファイルをメールで知らせてもらえる

出典：秒速FAX Plus 公式サイト（料金・ヘルプ・利用規約・FAX番号選択のページ、2026年10月時点）

つまり、サービスの管理画面は「保管庫」ではなく「受け取り口」と考えます。税金の書類として残すものは、届いたら自分の側に移して保存します。

自分の側で保存する手順の例

1. 届いたら保存先に移す：通知メールに付いたPDFや管理画面のPDFを、決めたフォルダ（クラウドストレージなど）に保存する
2. ファイル名を決まった形にする：たとえば「20261030_取引先名_11000.pdf」のように、日付・取引先・金額を入れる。あとで探しやすくなる
3. 書き換えない決まりを作る：保存したファイルは直さない、消すときは記録を残す、といった事務処理規程を作り、そのとおりに運用する
4. 月に1回は抜けを確かめる：サービス側で消える前に、保存し忘れがないかを見直す

事務処理規程のひな形は、国税庁のホームページに載っています。会計ソフトやクラウドの請求書の保存サービスを使っている場合は、そちらにまとめて取り込めるかも確かめておきます。

インターネットFAXそのものの選び方

インターネットFAXの仕組みや料金の見方、番号の選び方は「インターネットFAXの始め方」に、社内での使い分けは「インターネットFAXを社内で使い分ける」にまとめています。

まとめ