パソコンの紛失・故障に備える｜小さな会社のデータの守り方

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パソコンは、ある日突然動かなくなることがあります。持ち歩いていればなくすこともありますし、ウイルスに感染してファイルが開けなくなることもあります。小さな会社では、1台のパソコンに請求書や顧客の情報がすべて入っていることも少なくありません。この記事では、そうなったときに困らないための備えを、何をどこに置くかという考え方から整理します。

起きることと、困ること

起きること	困ること
パソコンが壊れる	中のデータが取り出せなくなる
パソコンをなくす・盗まれる	データがなくなるうえに、中を他人に見られるおそれがある
ウイルスに感染する	ファイルが開けなくなる、外に漏れるおそれがある
うっかり消す・上書きする	前の状態に戻せない

備えは大きく2つです。「データを失わない」ためのバックアップと、「なくしても中を見られない」ための設定です。

まず、データの置き場所を書き出す

最初に、仕事のデータがどこにあるかを書き出します。意外と、パソコンの中だけにあるものが見つかります。

会計ソフト・請求書のデータ（パソコンに入れるタイプか、Web版か）
見積書・契約書などの書類
顧客の名簿や連絡先
メール（パソコンの中に保存しているか、Webで見ているか）
デスクトップに置いたままのファイル

Web版のサービスに置いているものは、パソコンが壊れても残ります。パソコンの中だけにあるものが、次のバックアップの対象です。

バックアップの取り方

バックアップは、パソコンとは別の場所にデータの写しを置いておくことです。

置き場所	よいところ	気をつけること
外付けのハードディスク・SSD	一度買えば月額がかからない	パソコンのそばに置くと、盗難や火事でいっしょになくなる。つなぎっぱなしだとウイルスの被害が及ぶことがある
クラウドストレージ	パソコンと別の場所に自動で保存できる	月額がかかる。消したファイルが同期で消えることがある

どちらか1つより、両方を組み合わせるほうが安心です。また、バックアップは取るだけでなく、ときどき実際に戻せるかを試しておきます。いざというときに開けないと意味がありません。

会計ソフトなどは、ソフトの中にバックアップの機能があることが多いので、その使い方も確かめておきます。

なくしても中を見られないための設定

パスワード（またはPIN）でのサインイン：誰でも開ける状態にしない
ディスクの暗号化：パソコンからディスクを抜き取られても中を読めないようにする。Windowsにはデバイスの暗号化やBitLocker、MacにはFileVaultという機能がある
パソコンの位置を探す機能：Windowsの「デバイスの検索」やMacの「探す」をオンにしておく
使っているサービスのパスワードの変更手順：なくしたときに、ログインしたままのサービスのパスワードをすぐ変えられるよう、一覧にしておく

暗号化を使うときは、回復キー（暗号化を解くための鍵）を、パソコンとは別の場所に保管しておきます。回復キーをなくすと、自分でもデータを取り出せなくなることがあります。

データを手元に置かないという考え方

そもそもパソコンの中に仕事のデータを置かなければ、なくしても壊れても、データは残ります。

Web版のサービスを使う：会計、請求書、ファイル共有などをブラウザで使うサービスに移す
クラウドPCを使う：データセンターにあるWindowsのパソコンに遠隔でつないで作業する。ファイルはクラウドPCの中にあり、手元の機械には残らない

クラウドPCなら、Windowsにしか対応していない業務ソフトもそのまま使えます。手元のパソコンが壊れたら、別の機械からつなぎ直せば作業を続けられます。ただし、クラウドPCの中でうっかり消したファイルは戻らないこともあるので、大事なデータはクラウドPCを使う場合でも別にバックアップを取っておきます。仕組みは「クラウドPC（仮想デスクトップ）とは？」にまとめています。