使っていないサブスクの見つけ方｜小さな会社で毎月のムダを止める
業務用のサブスクは、無料期間のあとに自動で有料になったり、辞めた人のぶんの席が残ったりして、気づかないうちに増えていきます。この記事では、使っていないサブスクを見つけて止めるまでの手順をまとめます。
サブスクが増えやすい理由
小さな会社では、ツールの申し込みを一人ひとりが自分の判断でしていることが多く、全体を見ている人がいません。よくあるのは次のようなケースです。
- 無料で試したあと、解約を忘れて有料に切り替わっている
- 同じ役割のツールを、部署や人ごとに別々に契約している
- 辞めた人や外注先のアカウントが、席として残っている
- 個人のカードで払い、経費で精算しているので一覧に出てこない
見つけ方は3つの視点で
1. お金の流れから探す
事業用の口座とカード、それに個人のカードで払っている仕事用のものを、直近3か月と過去1年ぶん見ます。名前に見覚えのない引き落としがあれば、まずそれが何かを調べます。
2. 使われているかを確かめる
多くの業務ツールは、管理画面でメンバーごとの最終ログイン日や利用状況を見られます。しばらく誰もログインしていないものは、止める候補です。
3. 役割の重なりを探す
チャット、ファイル共有、Web会議、タスク管理などは、1つのサービスで複数の役割をこなせることがあります。同じ役割のものが2つあれば、どちらかに寄せられないか考えます。
| 見るところ | 止める候補になる目安 |
|---|---|
| 最終ログイン日 | しばらく誰も使っていない |
| 席（ユーザー）の数 | 実際に使う人より多い |
| プラン | 上位プランの機能を使っていない |
| 役割 | 別のツールと役割が重なっている |
止める前に確かめること
- データの書き出しができるか。解約後、データがいつ消えるか
- 年払いの場合、途中で解約しても返金されないことが多い。更新日の前に止めるのが基本
- そのツールが、別のツールとつながっていないか（自動で連携している設定など）
- 本当に誰も使っていないか、使っている人がいそうなら一言確認する
席を減らすだけでも効果がある
ツール自体は必要でも、人数ぶんの席が実態より多いことはよくあります。席の数やプランを下げるだけでも、毎月の金額は下がります。
増やさないための決めごと
- 新しく申し込むときは、決めた担当者に一言伝える
- 支払いは決めたカードにまとめ、個人のカードで払わない
- 人が辞めたり外注が終わったりしたら、その日にアカウントを外す
- 無料期間で試すときは、終わる日をカレンダーに入れておく
サブスクに限らず、固定費全体を見直す順番は「固定費を見直す順番」にまとめています。